Quotazioni

Net Notes
Gestire la posta con Gmail - Parte 3

Net Notes nr.3 - Parte 3
Livello: Base

Nella Parte 2 di questa Net-Notes abbiamo visto le funzioni di base con cui gestire un messaggio in arrivo, mentre nella Parte 1 abbiamo visto semplicemente come scrivere una nuova mail e come rispondere ad una in arrivo.
In questa breve Parte 3 approfondiremo la scrittura di un messaggio, come allegare uno o più documenti e come aggiungere altre utili caratteristiche a un messaggio, sia che sia nuovo, o che sia una risposta ad uno in arrivo e come scaricare un allegato.


Fig.1 - Scrivere o rispondere a un messaggio.
Per scrivere un nuovo messaggio email, o per rispondere ad uno esistente si utilizza fondamentalmente la stessa finestra, che può apparire contratta oppure espansa, ma che in sostanza è quella mostrata in Fig.1.
Nella Parte 1 di questa Net-Notes abbiamo visto che nel campo "A" va scritto il destinatario dell'indirizzo email, ma i destinatari possono essere anche di altri 2 tipi: i destinatari "Cc" e idestinatari "Ccn".
Che differenze vi sono quindi tra i 3 tipi di destinatari di un messaggio email?

Semplice:

  • A: Sono i "Destinatari principali"
  • Cc: destinatari in "Copia conoscenza"
  • Ccn: destinatario in "Copia Conoscenza Nascosta"

In pratica "A" si inseriscono tutti i destinatari principali e in "Cc" quelli che si ritiene debbano vedere la mail solo per conoscenza. I destinatari nel campo "Ccn"invece non sapranno chi sono gli eventuali altri destinatari del messaggio.

I tasti alla destra del tasto "Invia" servono a formattare il testo, ad aggiungere allegati, immagini, links e smiles.

Fig. 2 - Tasti opzionali
I tasti di formattazione del testo permettono di sciegliere il tipo di carattere da usare per la scrittura, le sue dimensioni, l'inclinazione, la sottolineatura e i colore. E' inoltre possibile allineare il testo della mail sul lato sinistro, al centro o sul lato destro. Si possono creare elenchi numerati, o puntati (come quello che ho usato sopra che elenca i tipi di destinatari), indentare il testo, aggiungere le virgolette di una citazione o, in ultima, eliminare qualsiasi formattazione del testo.

Una delle funzionalità certamente più usate è la possibilità di allegare dei documenti alla mail. Questo lo si fa grazie al tasto con la "graffetta".
Si possono allegare alla mail una varietà di documenti, in diversi formati, purché non si alleghino file eseguibili, nel qual caso Gmail ce lo impedirà perché i file eseguibili possono veicolare virus e purché non si accedano le dimensioni massime per un allegato.
C'è inoltre la possibilità di allegare file da Google Drive, nel caso lo si utilizzi e se ne abbia la necessità. Le immagini invece si possono inglobare direttamente nel corpo del messaggio e non solo come allegato esterno alla mail.
Procedendo troviamo la possibilità di inserire dei link, utilissima nel caso si vogliano aggiungere collegamenti ad altri siti o pagine.
Questo è un esempio di link che punta alla home page del nostro sito:


Terminiamo la carrellata di opzioni menzionando la possibilità di inserire degli smile grafici (ve ne sono davvero un'infinità) che danno un tocco di informalità o allegria al proprio messaggio email.

Un'altra delle operazioni che spesso si fanno è quella di scaricare uno o più allegati da un messaggio e mail, allo scopo magari di salvarli e conservarli nel proprio computer.

Fig.3 - Scaricare gli allegati

A fine messaggio vengono elencati gli allegati. Passando con il mouse sopra ad ognuno di essi, vengono mostrati i tasti di download che consentono di scaricare l'allegato, nel proprio computer, oppure in Google Drive. La Fig.3 mostra un esempio di 2 allegati di una mail, un documento PDF e un documento Word.
Gmail, volendo permette anche di scaricare tutti gli allegati contemporaneamente in unico download, nel caso ve ne siano piu di uno.

Fin qui alcune delle principali funzioni di Gmail che comunque dovrebbero già permetterci di usare con una certa padronanza e in maniera più proficua lo strumento mail.
Presto vedremo un'altra utilissima funzionalità di Gmail, che a prima vista può sembrare un po' "nascosta", i contatti, uno strumento utilissimo che ci aiuta nella gestione della nostra rubrica di contatti email, ma non solo...

Nessun commento:

Posta un commento