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Net Notes
Gestire i contatti email

Net Notes nr.4
Livello: Medio

Nella quarta puntata delle Net Notes vedremo i contatti e come gestirli.
I contatti email non sono semplicemente una raccolta di nomi ed indirizzi email, ma sono qualcosina di più, che ci permette di lavorare con la nostra mail (ma non solo) in maniera molto più utile e proficua se usati in un certo modo.



La gestione dei contatti email non è così visibile a prima vista e per gestirla da computer, bisogna entrare nella propria casella email e anziché visualizzare la mail bisognerà scegliere la gestione contatti, come mostrato in Fig. 1 qui sotto.

Fig.1 - La gestione dei contatti

Una volta aperta la gestione contatti per inserire un nuovo contatto basterà cliccare sul pulsante "Nuovo contatto" e si aprirà la pagina di inserimento di un nuovo contatto come mostrato nella fig.2 qui sotto.

Fig.2 - Inserimento di un nuovo contatto.

Come si può vedere, al contatto si può assegnare naturalmente il nome e nel campo email la sua corrispondente email, ma le informazioni che si possono associare a un contatto non finiscono certo qui. Si possono aggiungere più indirizzi email, uno o più numeri di telefono, un indirizzo geografico, e un indirizzo internet, per esempio quello di un sito personale.
Cliccando sul pulsante "Aggiungi" compariranno una serie di altre informazioni che volendo si possono associare al contatto, persino un testo di annotazioni varie.
La Gestione contatti è una rubrica a tutti gli effetti e permette di salvare molto di più degli indirizzi email.

Un'altra utile funzione della gestione contatti è la possibilità di suddividere i contatti in gruppi per separarli in base alle proprie esigenze. Si potrebbe per esempio avere la necessità di creare un gruppo di persone riunite insieme dalla passione per la mountain bike, un altro gruppo di contatti composto dalle persone che frequentiamo in palestra e via dicendo...
Fig.3 - Assegnare un gruppo.
Nel caso volessimo inviare una mail a tutte le persone appassionate di mountain bike per organizzare una gita domenicale, l'utilità dei gruppi di contatti ci viene in aiuto perché al momento di scegliere i contatti destinatari della mail basterà iniziare a scrivere il nome del gruppo mountain bike, anziché scrivere uno per uno l'indirizzo email di ognuno dei contatti. Nel caso il gruppo di appassionati di mountain bike fosse numeroso questa funzionalità tornerebbe molto utile nel farci risparmiare tempo.
Quando si inserisce un nuovo contatto, ma anche in seguito, in qualsiasi momento, sarò sempre possibile associare o dissociare una persona (o contatto) ad un qualsiasi gruppo o anche a più gruppi (ved Fig.3) contemporaneamente, proprio come accadeva per le Etichette con i messaggi email. (Argomento trattato in Gestire la posta con Gmail - Parte 2).

Approfondimento

Forse vi sarete chiesti: "Che senso ha salvare informazioni come il numero di telefono e l'indirizzo di una persona nella rubrica degli indirizzi email?"
Beh, guardando le cose da un punto di vista un po più ampio, un senso appare... Mi spiego meglio...
Se disponiamo di un telefono con software Android, sapremo che ha la possibilità di essere connesso ad un account Google. Ci verrà proposto di associarlo all'account email appena lo accendiamo per la prima volta dopo averlo acquistato.
Ebbene, l'applicazione "Persone" o "Contatti" a seconda della versione del software presente sul telefono, si connette automaticamente alla rubrica contatti di Gmail e dal telefono potremo "vedere" ma soprattuto usare tutte le informazioni di contatto salvate su ogni singolo contatto in rubrica, a cominciare naturalmente dal numero o dai numeri di telefono, per passare all'indirizzo o agli indirizzi email e se necessario anche l'indirizzo fisico di casa oppure, ancora, sapere tramite il calendario (Google Calendar) quando questa persona compia gli anni.
Altro concetto/funzionalità che permette di risparmiare tempo e grattacapi è che siccome la nostra intera rubrica contatti (quindi numeri di telefono, email, indirizzi, ecc) è salvata sulla rubrica contatti di Gmail, nel caso smarrissimo il telefono, cambiassimo numero o cambiassimo telefono, questo ci permetterebbe di avere a portata di mano tutti i nostri numeri di telefono ed indirizzi email in pochi secondi, semplicemente riassociando il telefono all'account Google.
Se invece numeri ed indirizzi fossero salvati nella SIM del telefono, in caso di smarrimento, o cambio numero, andrebbero persi tutti irrimediabilmente, tranne qualcuno che abbiamo la fortuna di ricordare a memoria.
Alla fine sembrerebbe una cosetta utile la gestione contatti no? Tutta la propria rubrica contatti in un unico posto, leggibile da computer, telefono, tablet, TV, ...

 
Collegamenti e approfondimenti:

La Guida online di Gestione Contatti: 
https://support.google.com/mail/answer/77259?hl=it 

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